De vez en cuando, el notario se le pedirá para notarizar un documento cuya firma difiere el nombre en el documento de identificación vigente del firmante.

Esto no es una circunstancia inusual. Comúnmente la gente cambia su nombre legalmente debido a matrimonio, divorcio u otras razones. Algunos también utilizan variaciones formales o casuales de sus nombres en diferentes circunstancias.

1) determinar si la diferencia es aceptable;

2) tienen el firmante proporcionar identificación adicional; o

3) que el firmante firmar por un proceso de «AKA» («también conocido como»).

Una discrepancia es aceptable si se sigue la regla general de «menos, no más». En otras palabras, la firma en el documento puede ser menor que la firma de la identificación, pero no más.

Por ejemplo, «Kevin J.White» es una firma aceptable en el documento si el nombre en la identificación es «Kevin James White.» Pero lo opuesto no es aceptable. Ni «Jane K. Douglas-Smith» sería una firma de documento aceptable si lo dice el nombre en el identificador «Jane K. Douglas.»

IDs adicionales, como su nombre indica, pueden utilizarse para apoyar el ID primario y suministrar valiosa información adicional. IDs suplementarios solos, sin embargo, nunca deben ser la base para la identificación de un extraño. Una identificación complementaria puede o no contener una fotografía, pero es generalmente menos firma del portador.

Entre los documentos que pueden ser utilizados para identificación complementaria son las tarjetas de Social Security, tarjetas de crédito u otras identificaciones que no son permitidos como una identificación primaria en su estado. Otra opción es utilizar a testigos identificación creíbles que saben el que firma bajo el nombre escrito en el documento.

Con la opción de AKA (siglas de la frase en inglés also known as (‘también conocido como’), que se emplea para indicar el alias por el que se conoce a una determinada persona, obra de arte, evento, etc.), la persona firma el nombre como aparece en el ID, luego escribe «AKA» y firma el nombre como se muestra en el documento.

Un notario no puede aconsejar un firmante para ello puesto que el proceso AKA no podría ser aceptable para el organismo receptor. El firmante debe investigar acerca de la conveniencia de esta solución.

Si ninguna de estas soluciones es satisfactoria, el notario no puede tener ninguna opción pero al negarse a realizar la protocolización.