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En la Florida, los notarios estan autorizados a autenticar copias verdaderas de ciertos documentos. A pesar que, comunmente es conocida como fotocopias certificadas, la ley notarial se refiere a estos documentos como copias certificadas. Un notario publico puede certificar fotocopias si sigue los siguientes criterios, basados en la seccion 117.05(12) of the Florida Statutes, y son satisfechos.
- El documento debe ser un documento original. Un notario publico no puede hacer una fotocopia certificada de una forotocopia, o de otra copia certificada.
- El documento no puede ser un record publico, copias certificadas delas cuales estan dispobibles de otro oficial publico. Si una copia certificada puede ser obtenida desde un recurso publico, en tonces el notario debera declinar el requerimiento.
- La toma de las fotocopias debe er supervisadas por el Notario Publico. No es suficiente que el notario publico compare la fotocopia con el documento original. El notario debe hacer la copia o supervisar a otra persona mientras hace la fotocopia.
Despues de hacer (o supervisar la toma de la fotocopia), el notario deberia completar una certificacion notarial en la forma sustancialmente prescrita por la ley. Esta certificacion notarial deberia ser digitalizada, estampada o escrita en frente o en la parte posterior de la fotocopia o puede ser adjuntada en una hoja separada.
Una de las mas frecuentes preguntas son hechas en relacion con la copias certificadas, si un documento en particular es un documento publico. Notarios deben tomar una determinación sobre esta cuestión antes de que acreditela veracidad de cualquier fotocopia. Los documentos siguientes son ejemplos de los registros públicos, copias de las cuales NO pueden ser atestiguados por un notario:
- Certificado de Nacimiento
- Certificado de Matrimonio
- Certificado de Defuncion
- Certificado de Ciudadania o Naturalizacion
- Documentos radicados en procedimientos ante corte.
- Documentos grabados por el Secretario de la Corte.
- Records Publicos mantenidos en las oficinas del gobierno.
- Registros Estudiantiles (transcripciones, etc.) mantenidas en las oficinas de educacion.
- Federal or estatal income tax , que hayan sido transmitidos.
- Licencias Profesionales otorgadas por el Estado de la Florida.
- Cualquier documento para el cual exista una prohibicion de fotocopia.
Esta no es una completa lista de los records publicos. Si el documento es emitido por una entidad gubernamental, el notario debe ponerse en contacto con esa entidad para determinar si está disponible una copia certificada. Si no se encuentra disponible, el notario debe negarse a hacer una fotocopia certificada. Además, el notario debe preguntar a la persona si el documento se ha presentado en un procedimiento judicial o en los registros oficiales en el juzgado.
Los siguientes documentos pueden ser fotocopia del original (si no está oficialmente presentada o registrada) y certificados por un notario, porque el certificado no pueden obtener copias de otro funcionario público:
- Licencia de conducir de la Florida
- Titulo de un vehiculo de Florida
- Tarjeta del Seguro Social
- Diplomas
- Tarjeta del Seguro Social
- Records Medicos
- Pasaporte de los Estados Unidos
- Facturas de Venta
- Contratos
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